Pro-Totin operatiivinen johtaja sanoo, että auditointien ja sertifiointien myötä tulevat standarditarrat eivät itsessään kerro juuri mitään. Laatu on rakennettava prosessien ytimeen. Tämä ajatusmalli on muuttanut pienen konepajan alansa edelläkävijäksi, ja hyöty valuu suoraan asiakkaan kassaan.
Pro-Tot, viisi vuotta sitten. Yrityksen toiminta oli rehellisesti sanottuna karvalakkimallin hommaa. Koko tuotannonohjaus ja laadun dokumentointi pyörivät pitkälti työnjohdon pään sisällä, muistivihkosissa ja niillä kuuluisilla post-it-lapuilla.
“Se oli post-it-lapputyyliä. Ja se näkyi laadussa. Reklamaatioita ei kuulemma tullut, mutta jos asiakas valitti, kaverit lähtivät yötä myöten korjaamaan virheen. Asiakas kiitti, ja sitten oltiin ylpeitä siitä. Se on ihan paskaa, anteeksi vaan. Lähtökohta on se, että meidän tavoite ei ole korjata virheitä venymällä, vaan olla tekemättä niitä alun perinkään”, sanoo Pro-Totin silloinen tuore kehitysjohtaja ja nykyinen operatiivinen johtaja Aki Väisänen.
Ajatellaan isosti ja tehdään asiat sen mukaan
Pro-Tot, nyt. Laatuasiat eivät ratkenneet yhdessä yössä. Piti tehdä valintoja. Siirtymä on ollut radikaali, mutta välttämätön. Vajaan kahden miljoonan liikevaihdolla operoineesta konepajasta on kasvanut 12 miljoonan euron ja sadan ammattilaisen palveluyhtiö. Tämä tapahtui vain viidessä vuodessa, ja laatu näytteli isoa roolia alusta alkaen.
Väisänen asteli Pro-Totin ovista sisään aika tarkkaan viisi vuotta sitten. Liikevaihto oli 1,8 miljoonaa ja työntekijöitä noin viisitoista. Hänen ensikosketuksensa silloisen konepajan toimintamalleihin oli, noh, odotettu.
”Ei ollut minkäänlaisia raportointeja, ei laatujärjestelmiä, ei ERP-järjestelmiä. Joni (toimitusjohtaja Joni Karhinen) oli aloittanut ISO 9001 -järjestelmää konsultin avulla, mutta sitä ei oltu viety pidemmälle”, Väisänen muistelee.
Samoihin aikoihin yrityksen johto maalasi isolla pensselillä tulevaisuutta: tavoitteena 10 miljoonan liikevaihto vuoteen 2028 mennessä. Tämä tavoite oli laadullisen vallankumouksen katalyytti.
”Joni oli fiksu. Halusi tietää, millainen yrityksen pitäisi olla silloin, kun olisimme kymmenen tai kaksikymmentä kertaa suurempia. Ja se on oikea tapa ajatella. Me tavallaan ylimitoitimme järjestelmät ja laadunhallinnan jo silloin, jotta kasvu laadun suhteen on kivutonta”, Väisänen toteaa.
Ja kun katsellaan taustapeiliin, niin 10 miljoonan ohi kiihdyteltiin kolmisen vuotta etuajassa. Laadun suhteen tehtiin niin sanotusti oikeita päätöksiä.
Pro-Totin sertifikaatit eli ne tarrat
- ISO 9001: Laadunhallintajärjestelmä
Kaiken perusta ja maailman yleisin laatustandardi, joka arvioi nimenomaan yrityksen johtamisjärjestelmää ja sen kykyä tuottaa johdonmukaista laatua. - ISO 14001: Ympäristöjohtamisjärjestelmä
Keskittyy yrityksen ympäristövastuullisuuteen ja ympäristövaikutusten hallintaan. Hankitaan yleensä siksi, että isot asiakkaat sitä vaativat. - ISO 45001: Työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmä
Varmistaa systemaattisen lähestymistavan työturvallisuuteen ja riskienhallintaan. Noudattaminen vaatii myös Suomen lakien ja työehtosopimusten kunnioittamista. - ISO 3834-2: Hitsauksen laadunhallinta
Valvoo systemaattisesti hitsaustöiden laatua, dokumentointia ja prosesseja. Vaaditaan, kun toimitaan vaativissa kohteissa, kuten elintarvike- ja prosessiteollisuuden putkistoissa. - PED A2-moduuli: Painelaitteiden laadunvarmistus
Liittyy EU:n Painelaitedirektiiviin (PED, Pressure Equipment Directive). Antaa virallisen luvan toimia painelaitepuolen urakoitsijana ja toimittajana EU-alueella.
Lisäksi harkinnassa tällä hetkellä: AQAP (Allied Quality Assurance Publication): Naton kehittämä laadunvarmistusstandardi.
Laatu on johtamisjärjestelmän arviointia
Väisäsen tausta on syvällä tarkkaan säännellyssä valmistavassa teollisuudessa. Hän teki 15 vuotta projekteja medical-tuotannon parissa, jossa laatuvaatimukset ovat äärimmäisen tiukat. Tämän jälkeen hän toimi tuotantojohtajana, kehittäen laatujärjestelmiä muun muassa gluteenittomaan tuotantoon, joka niin ikään on pirun tarkkaan säädeltyä hommaa.
Kokemus on opettanut hänelle laadusta kaksi perusasiaa, jotka eivät usein kohtaa julkisessa keskustelussa. Laatua on kahdenlaista. Ja Pro-Totille molemmat ovat äärimmäisen tärkeitä.
”Jos mennään Kuopion torille kysymään kalakukoista; mitä laatu on, ihmiset puhuvat hyvänmakuisesta kalakukosta. Siitä että se ei ole palanut tai pohja ei ole vettynyt ja niin edelleen. Se on heille laatua”, aloittaa Väisänen.
“Mutta kun mennään laatustandardeihin, niin ne (standardit) arvostelevat johtamisjärjestelmää, eli eivät välttämättä suoraan ota kantaa lopputuotteen laatuun, mutta pitävät huolen, että kun sitä kalakukkoa valmistetaan, niin pystytään huomaamaan ja korjaamaan joka ikinen virhe heti. Sillä varmistetaan, että tasalaatuista kukkoa on aina saatavilla”, Väisänen kertoo laadusta ja sen kaksoismerkityksestä kansankielellä.
Väisäsen mukaan standardin vaatimukset (kuten ISO 9001 ja 3834-2) eivät sinänsä takaa hitsaussauman laatua, mutta ne takaavat sen, että yrityksellä on järjestelmä, joka huomaa mahdollisen virheen ja korjaa sen.
”Meidän lähtökohta on se, että virheitä ei tehdä. Aiemmin virheitä on korjattu pika-aikataululla, josta saa kyllä hyvää palautetta. Mutta virheen korjaaminen hyvällä tavalla ei käännä asiaa positiiviseksi. Jos jokaisen virheen paikkaa omalla venymisellä, se ei ole pitkä tie.”
Pro-Totilla laadunhallinnan ydin on ollut kirjoittaa standardien vaatimukset suoraan oman prosessin sisälle, jo ennen kuin standardeja ollaan edes auditoimassa. Väisäsen mukaan niitä ole mitään hyötyä liimata jälkikäteen päälle laastarina, että saataisiin verkkosivuille yksi laatutarra lisää.
”Yleensä kun yritys lähtee nollasta laatujärjestelmää tekemään, tehdään asioita standardin takia, ei sen takia, että siitä olisi hyötyä. Meillä prosessit vastaavat jo lähtökohtaisesti laatuvaatimuksiin. Sen takia tämä ei ole meille loputon suo.”
Lähtökohtaisesti laatu on kaikkien asia
Miten ylläpitää laatua yrityksessä, jonka henkilöstö kasvaa jatkuvasti ja asiakkaiden vaatimukset tiukentuvat? Väisäsen mukaan vastaus tiivistyy kahteen sanaan: jatkuva parantaminen. Pro-Totilla pidetään huoli, että laatuajattelu on osa DNA:ta.
Kaikki alkaa perehdytyksestä ja koulutuksesta, mutta käytössä on myös poikkeamailmoituslomake. Onpa karmea sana. Tämä lomake on ihan perus kännykkäsovellus, joka on ihan jokaiselle Kemppaiselle helppokäyttöinen. Ja se on jokaisen työntekijän taskussa. Kuka tahansa voi ilmoittaa virheestä tai puutteesta.
”Me kannustamme henkilöstöä havainnoimaan ja puuttumaan. Virheitä sattuu sadan prosentin varmuudella, ihmisiähän tässä ollaan. Mutta se on tärkeää, mitä voimme tehdä, ettei virheitä tulisi. Meillä tulee 400–600 poikkeamaa vuositasolla. Se on useampi päivässä”, Väisänen kertoo.
Luku on suuri. Pro-Totilla ajatellaan, että on pelkkää plussaa, että virheistä ollaan tietoisia ja niihin puututaan, olivatpa ne kuinka pieniä tahansa. Ja mainitsemisen arvoista on, että poikkeamat eivät ole pelkkää itkuvirttä. Esimerkiksi kuluvana vuonna yli sata ilmoitusta on ollut positiivisia poikkeamia.
”Me kannustamme tekemään myös positiivisia poikkeamia. Ne jakavat parhaita käytäntöjä. Esimerkiksi ihan vasta asentajamme saivat asiakkaalta hyvää palautetta siitä, että he olivat tehneet kirjanpidot ja muut dokumentaatiot hyvin, se lähetettiin ihan normaalisti positiivisena poikkeamana koko henkilöstölle. Se osoittaa, että dokumentaatio ja laatu kannattavat.”
Kukaan ei kiitoksella elä, mutta ammattiylpeydelle tekee hyvää, että kiitos tulee muulloinkin kuin palkkapäivänä. Ja se kasvattaa nälkää tehdä laadukasta työtä.
Ja nimenomaan tuo laatu ja siihen sitoutuminen näkyy myös tuloksissa: Pro-Totin tilauskanta ja liikevaihto ovat kasvaneet 30–40 % per vuosi, mutta asiakasreklamaatiot ovat kappalemääräisesti vähentyneet.
Järjestelmät päätöksenteon tukena
Viimeisimpänä Pro-Tot on sertifioinut hitsauksen laadunhallinnan (ISO 3834-2) ja painelaitevalmistuksen (PED A2-moduuli). Nämä eivät olleet valintoja vain laadun parantamiseksi, vaan välttämättömiä ehtoja, jotta yritys pääsee mukaan tiettyihin urakointikokonaisuuksiin.
Väisäsen operatiivisen johtajan arki tiivistyy tähän: hän ei selaa standardeja, kuin piru Raamattua, vaan varmistaa, että ne tukevat liiketoimintaa ja päätöksentekoa.
Otetaan ihan käytännön esimerkki: kun Pro-Tot vei ison asiakas projektin tuotantoon, työmaalla oli parikymmentä työntekijää. Väisänen kävi itse paikan päällä varmistamassa, että toimitaan standardien vaatimusten mukaan.
Jokainen hitsaus kirjataan ja jokainen hitsausloki tehtiin sovitulla tavalla. Eikä kyse ollut “ylilaatu” -näpertelystä, vaan tavasta varmistaa, että asiakkaan prosessi käynnistyy ja pystyy tuottamaan laadukasta tuotetta. Jokainen sauma tulee kaksoistarkastaa ja dokumentoida. Aika kauas ollaan tultu niistä post-it-lapuista.
Aina standardit eivät ole mieluista luettavaa, mutta edelleen ne ohjaavat tekemistä. “Kun olet tietoinen, olet vastuullinen”, kuten Väisänen tapaa sanoa.
Kolme kovaa teesiä laadusta
- Kun olet tietoinen, olet vastuullinen
Älä käännä selkää. Ei me huvin vuoksi olla tehty toimivaa prosessia
- Laatu on jatkuvaa parantamista
Virheitä sattuu, se on satavarma. Mutta mitä voimme tehdä, että ei sattuisi
- Laatuvaatimukset on kirjoitettu prosessin sisälle
Ei päälleliimata näön vuoksi, vaan tehdään kaikki kerralla kunnolla
Kustannustehokkuus on laatua
Katsottaessa tulevaisuuteen teollisuudessa, Väisänen näkee laadun roolin olevan erittäin talouslähtöinen.
”Laadusta puhuttaessa helposti ajatellaan, että putkisaumat on hyvin hitsattuja ja sitä, tätä ja tuota. Mutta laadukas johtamisjärjestelmä tarkoittaa, että työ on aina kustannustehokasta asiakkaalle. Se on raha, joka määrittelee sitä laadukasta työtä. Asioita ei tehdä kahteen kertaan, aikataulut pitää, koneet toimitetaan ajallaan, työt tehdään sovitusti ja ne dokumentoidaan. Ja ratkaisut ovat aina kauaskantoisia”, Väisänen painottaa.
Hän kiteyttää näkemyksensä asiakkaan hyödystä: ”Laadun mukana tulevia hyötyjä on helppo lähteä listaamaan, että okei: kun laatujärjestelmät ovat kunnossa, me pystymme toimittamaan tuotteen kustannustehokkaasti, sovitulla hinnalla, sovittuun aikaan. Se on sitä laatua.”
Laadusta ja etenkin laatustandardeista tulee äkkiä mielikuva, että se on jatkuvaa peräänkatsomista. Siksi Pro-Totin operatiivisella johtajalla on yksi periaate, melkein kuin mantra. Sen avulla peräänkatsomisesta tulee jatkuvaa kehittymistä.
”Jos olet tietoinen, olet vastuullinen. Älä käännä selkääsi. Me olemme maksaneet näistä järjestelmistä, miksi ihmeessä me tekisimme jotain muuta?”
Mutta vedetäänpä homma nippuun, on loppukaneetin aika: Laadunhallinnan pitkäjänteinen rakentaminen ei ole pakollinen paha, vaan suora reitti markkinoiden ja asiakkaiden luottamukseen. Piste.